E-Mail-Archivierung

Die Fragen
Das Problem
Die Lösung
FAQ

Wie realisieren Sie Ihre Archivierungspflicht nach den Bestimmungen der GoBD?

Wussten Sie, dass alle E-Mails Ihres Unternehmens veränderungssicher für bis zu 10 Jahre archiviert werden müssen?
Wie leicht ist es Ihnen möglich, die gesamte E-Mail-Kommunikation nachzuvollziehen?

Das
Problem

E-Mails müssen – genau wie Geschäftsbriefe – über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Dies ist in den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, genau festgelegt. Ein Ausdruck oder die einfache Ablage in Ihrem Outlook-Archiv reichen dafür nicht aus, weil E-Mails dort jederzeit gelöscht oder verändert werden könnten. Zusätzlich ist es ohne ein Archivierungssystem unmöglich, alle E-Mails des Unternehmens zu durchsuchen, weil sich die E-Mails verstreut in den jeweiligen Postfächern ihrer Mitarbeitenden befinden.

Die
Lösung

Mit unserer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung werden von Ihren E-Mails vollautomatisch Kopien erstellt und veränderungssicher archiviert, sodass Sie die GoBD-Bedingungen erfüllen können. Zusätzlich wird auch Ihr Arbeitskomfort erheblich gesteigert: Mit den intelligenten Suchfunktionen können Sie im Archiv z. B. die gesamte E-Mail-Kommunikation Ihres Unternehmens zu einer/m bestimmten Kund*in nachvollziehen. Auch nach einzelnen Begriffen kann schnell gesucht werden. Die Suche ist dann z. B. auch über einen gesicherten Zugang mit einem Webbrowser oder direkt aus Ihrem Outlook heraus möglich.

  • Komplettlösung für die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung zum monatlichen Festpreis
  • Revisionssichere Ablage möglich
  • Intelligente Suchfunktionen machen das Wiederfinden aller E-Mails unternehmensweit kinderleicht
  • Automatisierte Lösung ohne Bedienungsaufwand für Sie
  • Schutz vor Datenverlust bei Ihren E-Mails
  • Volle Zugriffskontrolle und Rechtesteuerung, wer welche E-Mails einsehen darf
  • Zugriff über Outlook bzw. den gesicherten Webbrowser

FAQ

Eine funktionierende E-Mail-Archivierung ist nicht nur entscheidend, um die geschäftliche Kommunikation langfristig zu sichern, die sorgfältige Aufbewahrung ist auch wichtig, um alle Anforderungen an die Compliance zu erfüllen und einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen zu gewährleisten.

Eine sorgfältige Archivierung hat für Firmen viele Vorteile. Dazu zählen unter anderem die effiziente Verwaltung alter E-Mails, die Entlastung des E-Mail-Servers, der Schutz vor Datenverlust und die Möglichkeit, geschäftliche Entscheidungen auf Grundlage archivierter Daten zu treffen.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) in Deutschland legen fest, dass Unternehmen E-Mails und andere digitale Dokumente revisionssicher archivieren müssen, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

Unser
Lösungs­vorschlag.

Als Ihr IT-Dienstleister liefern wir Ihnen eine E-Mail-Archivierungs-Komplettlösung für die User*innen in Ihrem Unternehmen.

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